1. Allgemeine Fragen

Was ist Be Your Own Barista?

Wir vermieten eine professionelle Siebträger-Espressomaschine (Rocket Appartamento TCA) inklusive Mühle (Eureka Mignon Specialita) und komplettem Barista-Zubehör für Firmenevents, Messen, Tagungen und private Anlässe. Du bekommst echten Barista-Kaffee auf deinem Event – ohne eigene Technik oder Vorkenntnisse. 

Wo seid ihr tätig?

Unser Kerngebiet ist Potsdam, Berlin und Umgebung. Bei Anfragen außerhalb dieses Radius sprich uns gerne an – wir prüfen individuell, ob und zu welchen Konditionen wir liefern können.

Für welche Art von Events eignet sich euer Angebot?

Firmen- und Teamevents (Sommerfest, Weihnachtsfeier, Teamtag), Workshops, Meetings und Tagungen, Messen und Kongresse sowie Kultur- und Networking-Veranstaltungen (Vernissagen, Lesungen, Netzwerkabende). Bei individuellen Anlässen sprich uns einfach an – wir finden meist eine passende Lösung. 

Wer bedient die Maschine – bringt ihr eigenes Barista-Personal mit?

Standardmäßig liefern wir Maschine und Zubehör, bauen alles auf und geben dir und deinem Team eine ausführliche Technikeinweisung. Danach bedient ihr die Maschine selbst – das ist Teil des Erlebnisses (z. B. beim Teamevent: jeder darf ran).

2. Buchung & Ablauf

Wie läuft eine Buchung ab?

1. Du stellst über das Anfrageformular eine unverbindliche Anfrage mit Datum, Ort und Gästezahl.
2. Innerhalb von 24 Stunden erhältst du ein passendes Angebot mit allen Leistungen und einem klaren Preis.
3. Du bestätigst bequem digital online.
4. Wir liefern, bauen auf und weisen euch ein – ihr genießt euren Event.
5. Nach dem Event erhältst du eine transparente Rechnung.

Wie lange im Voraus muss ich buchen?

Eine verbindliche Bestätigung ist bis spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung erforderlich, um alles rechtzeitig organisieren zu können. 

Ist die Anfrage unverbindlich?

Ja. Die Anfrage über das Formular ist kostenlos und unverbindlich. Du bekommst im Anschluss ein Angebot mit allen gewünschten Details zur Buchung und kannst alles in Ruhe prüfen. Erst mit deiner digitalen Unterschrift wird der Termin für dich reserviert.

Woher weiß ich, ob mein Wunschtermin noch frei ist?

Das prüfen wir im Hintergrund, sobald deine Anfrage eingeht, und teilen dir die Verfügbarkeit direkt mit dem Angebot mit. Das dauert normalerweise nicht länger als 24 Stunden.

Was passiert, nachdem ich das Angebot digital bestätigt habe? 

Der Termin ist für dich reserviert. Wir kümmern uns um die weitere Planung, liefern das Set pünktlich zum Event, bauen es auf und erklären euch die Bedienung.

3. Preise & Zahlung

Was kostet die Miete? 

Die Tagespauschale für das komplette Setup beträgt 319,00 €. Für jeden weiteren Tag zahlst du pauschal 119,00 €. Beachte hierbei allerdings, dass für den Folgetag keine weiteren Kaffeebohnen, Wasser und Milch enthalten sind. Auf Wunsch liefern wir dir das aber gerne auf Bestellung mit.

Was ist in der Tagespauschale enthalten? 

Transport & Aufbau, eine Technikeinweisung für dich und dein Team (max. 4 Personen) sowie die "Essentials" – 1 kg Kaffeebohnen, 5 Liter Wasser und Milch (passend zur Gästezahl). Ihr müsst euch um nichts zusätzlich kümmern. Das gilt nicht für Folgetage. 

Gibt es versteckte Kosten? 

Nein. Du bekommst mit dem Angebot einen klaren Festpreis, und die Rechnung nach dem Event entspricht genau dem, was vorher besprochen wurde.

Muss ich eine Anzahlung oder Kaution leisten?

Nein. Du bezahlst nur den im Angebot bestätigten Preis über die Schlussrechnung. 

Welche Zahlungsarten akzeptiert ihr?

Der Betrag wird per Überweisung auf unser Geschäftskonto beglichen; die genaue Zahlungsart wird im Angebot festgehalten.

Enthalten die Preise die Mehrwertsteuer? 

Ja, wir weisen die gesetzliche Mehrwertsteuer (19 %) gemäß § 14 UStG separat auf der Rechnung aus.

Was, wenn wir mehr als 30 Gäste haben? 

Das Standard-Setup ist für Events bis maximal 30 Gäste ausgelegt. Bei größeren Gästezahlen sprich uns bitte vorab an – wir schauen, welche Lösung (z. B. mehr Zubehör, mehr Kaffeebohnen, etc.) für euch passt.

Strom, Technik und Platzbedarf vor Ort

Welche Maschine kommt zum Einsatz? 

Die Rocket Appartamento TCA – eine italienische Zweikreiser-Siebträgermaschine, die Espresso und Milchschaum gleichzeitig und ohne Wartezeit zulässt. Dazu die Eureka Mignon Specialita als Mühle sowie professionelles Zubehör (Präzisionswaage, Leveler, etc.).

Welche Stromversorgung wird benötigt? 

Die Rocket Appartamento TCA hat eine Anschlussleistung von ca. 1.200 Watt, unsere Mühle (Eureka Mignon Specialita) ca. 310 Watt – zusammen also rund 1,5 kW bei 220–240 V. Eine normale Haushalts-Schuko-Steckdose in der Nähe des Aufbauorts reicht dafür problemlos aus, eine spezielle Elektroinstallation ist nicht nötig. Eine Kabeltromme bringen wir immer mit. 

Brauche ich einen Wasseranschluss vor Ort? 

Nein, ein Festwasseranschluss ist nicht nötig – die Maschine wird über einen eingebauten Wassertank (2,5 l) betrieben, den wir beim Aufbau befüllen. Empfehlenswert ist es trotzdem, wenn in der Nähe eine Küche verfügbar ist, um die Auffangschale (Abwasser) zwischendurch zu leeren.

Wie viel Platz benötigt die Kaffeebar? 

Optimal ist ein stabiler Tisch von ca. 2 m Breite und 1 m Tiefe in der Nähe einer Steckdose – so hat alles bequem Platz. Es geht aber auch kompakter: Minimal solltest du mit ca. 1,2 x 0,7 m planen.

Eignet sich das Setup auch für Outdoor-Events? 

Ja, grundsätzlich ist unser Setup auch für Outdoor-Events geeignet – dabei solltet ihr Folgendes einplanen:

• Trocken & überdacht: Die Maschine ist ein elektrisches Gerät und darf nicht direktem Regen ausgesetzt sein. Ein Pavillon, Zelt oder Vordach über dem Aufbauort ist Pflicht.
• Stabiler, ebener Untergrund: Ein fester, gerader Tisch (siehe Platzbedarf oben) statt weichem Untergrund wie Rasen oder Kies.
• Wettergeschützte Stromversorgung: Steckdosen und Kabel im Außenbereich sollten spritzwassergeschützt sein bzw. über einen FI-Schutzschalter abgesichert werden.
• Temperatur: Bei sehr hohen oder sehr niedrigen Temperaturen (pralle Sonne bzw. Frost) sollte die Maschine möglichst im Schatten bzw. frostfrei stehen, damit Extraktion und Milchschaum konstant gut bleiben.

Kaffee, Getränke und Zubehör

Welche Kaffeebohnen verwendet ihr? 

Wir arbeiten mit dem Hauskaffee der Espressionisten aus Potsdam – einer sardischen Röstung mit feiner Süße und langem Nachklang.

Sind Milch und Wasser im Preis enthalten? 

Ja, beides ist Teil der "Essentials" und wird bei einer Tagespauschale für 319 € passend zur angegebenen Gästezahl mitgebracht. Für einen Folgetag weisen wir auf Wunsch die notwendige Menge auf dem Angebot separat aus. 

Gibt es auch Milchalternativen (Hafer, Soja, Mandel) oder entkoffeinierten Kaffee? 

Milchalternativen bieten wir auf Anfrage an: Für den Haupttag (Tagespauschale) sind sie mit dabei, und auch für Folgetage kannst du sie auf Bestellung dazu buchen – diese weisen wir dann separat im Angebot aus. 

Wenn du einen entkoffeinierten Kaffee haben möchtest, bringen wir gerne einen mit. Schreibe das bitte explizit in das Anfrageformular rein, damit wir das frühzeitig wissen und die Maschine perfekt darauf einstellen können.

Welche Getränke lassen sich mit dem Setup zubereiten? 

Mit einem klassischen Siebträger lassen sich vorrangig Espresso, Cortado, Americano, Cappuccino, Flat White und Latte Macchiato zubereiten. Die passenden Rezepte dazu bringen wir dir übrigens auch digital mit. Darüberhinaus lassen sich aber auch weitere Specialities kreieren: Espresso Tonic, Espresso Martini und einige mehr. Sprich uns gerne an. 

Können auch Tassen dazu gebucht werden?

Auf Anfrage bieten wir euch gerne auch passende Tassen für euer Event an. Schreibt das gerne in das Anfrageformular und nennt uns ein paar Details dazu: Welche Anzahl? Welche Getränke werdet ihr hauptsächlich zubereiten? To-Go Becher? 

Änderungen oder Stornierungen

Kann ich meine Buchung nachträglich ändern (z. B. Gästezahl, Uhrzeit)?

Ja, kein Problem. Sprich uns einfach an, sobald du Änderungen zum Event hast und wir schauen gemeinsam, wie sich diese umsetzen lassen. Zu Lieferung, Aufbau und Abbau stehen wir dann sowieso in Kontakt. 

Was passiert, wenn ich stornieren muss? 

Nach unseren aktuellen Konditionen berechnen wir bei einer Absage bis 48 Stunden vor dem Termin 50 % des Angebotsbetrags als Ausfallpauschale, zur Deckung von Fixkosten und Vorbereitungszeit. Alle Änderungen, Verschiebungen und Stornierungen davor sind kostenlos. 

Was passiert bei schlechtem Wetter oder höherer Gewalt? 

Bei Outdoor-Events liegt es in eurer Verantwortung, für einen überdachten, trockenen Aufbauort zu sorgen. Angekündigter Regen bei einem geplanten Outdoor-Termin zählt daher nicht als höhere Gewalt, sondern gehört zur normalen Eventplanung.

Bei echten Fällen höherer Gewalt – z. B. Sturm-/Unwetterwarnung, behördlich angeordnete Absage der Veranstaltung, Krankheit oder ein Problem auf unserer Seite (z. B. Maschinendefekt) – gilt: Bis 24 Stunden vor dem Termin könnt ihr kostenlos verschieben oder absagen, ohne dass eine Ausfallpauschale berechnet wird. Das gilt beidseitig – also genauso, wenn wir aus Gründen auf unserer Seite nicht liefern können.

Kann ich meinen Termin verschieben statt zu stornieren?

Ja, du kannst bis 48 Stunden vorher kostenlos stornieren bzw. neue Termine bei uns anfragen. Wir versuchen alle Änderungen möglich zu machen. Sprich uns dazu frühzeitig an.

Kontakt & Rechtliches

Wie erreiche ich euch bei weiteren Fragen?

Per E-Mail an hallo@beyourownbarista.info oder über das Kontaktformular auf unserer Website. Wir antworten in den meisten Fällen sogar innerhalb von 24 Stunden.

Wer steht rechtlich hinter Be Your Own Barista? 

Be Your Own Barista ist eine Marke der Aleith & Mahlow GbR, Lennestraße 21A, 14469 Potsdam.

Wo finde ich eure AGB und Datenschutzerklärung? 

Beide sind über die Links im Footer der Website erreichbar.